La tecnologia che funziona non è solo un argomento da rivista o da convegno scientifico. La tecnologia che funziona è un fatto concreto, in grado di risolvere problemi e portare vantaggi riscontrabili all’interno delle aziende che – giorno dopo giorno – ricercano il miglioramento continuo dei propri processi: non solo per offrire un servizio di qualità e all’altezza delle aspettative dei clienti, ma soprattutto per essere virtuose sotto il profilo dei costi e più competitive sul mercato. Per dimostrarvelo abbiamo deciso di raccontarvi una storia in cui la tecnologia che funziona è il motore del cambiamento di successo.

 

I protagonisti

Edif opera nel mondo della distribuzione di materiale elettrico a partire dagli anni ‘80. Il cuore dei processi organizzativi e gestionali è a Corridonia in provincia di Macerata, ma i suoi servizi – grazie all’efficienza di 27 punti vendita e 2 poli logistici – coprono un vasto territorio che si estende fra Emila Romagna, Marche, Umbria, Abruzzo, Molise e Puglia. Il successo di Edif non è legato solo alla qualità del materiale offerto: a fare la differenza sono soprattutto la professionalità e la conoscenza diretta delle necessità dei committenti, peculiarità che si riflettono nella puntualità dei tempi di consegna e nell’efficacia dell’assistenza pre e post vendita.

Printing è la divisione di Apra spa che analizza il parco dispositivi dedito alla gestione dei documenti all’interno delle aziende, e ne cura la ristrutturazione in base alle esigenze specifiche del cliente allo scopo di ridurre almeno del 30% i costi di produzione, distribuzione, archiviazione e classificazione.

 

La criticità

Edif aveva tre esigenze da affrontare e risolvere:

1.      Razionalizzare il parco stampanti aziendale.

2.      Centralizzare la gestione dei fax e della documentazione in entrata e in uscita.

3.      Eliminare la carta a modulo continuo e le vecchie stampanti ad aghi per migliorare la produzione dei documenti fiscali (bolli, fatture, ecc…).

 

La soluzione

Printing ha analizzato il parco stampanti all’interno dell’azienda, ridimensionando l’hardware in base ai volumi prodotti: 350 dispositivi differenti sono state sostituite da 150 macchine multifunzione, tutte della stessa marca e modello, che integrano al proprio interno il lavoro di copia, stampa, scanner e fax. In questo modo è stato possibile abbattere i costi dell’assistenza e eliminare il problema dell’approvvigionamento di toner e altri pezzi di ricambio.

La gestione dei fax è stata centralizzata attraverso la configurazione dell’applicativo Sma1: la sede di Corridonia è stata individuata come centro di smistamento verso le rispettive filiali di destinazione. Non solo sono stati tagliati i costi grazie alla dismissione delle vecchie linee telefoniche: anche la sicurezza del processo di archiviazione è incrementata attraverso la digitalizzazione automatica di tutta la documentazione in entrata e in uscita.

Per ottimizzare la produzione dei documenti fiscali (bolle, fatture ecc..), Printing ha eliminato la stampante ad aghi e la carta a modulo continuo. Al loro posto è stato introdotto un applicativo per la gestione dello spool in ambiente AS/400. Questo cambiamento ha permesso a Edif di stampare autonomamente la propria carta intestata e di modificarla in tempo reale con le informazioni più aggiornate, senza dipendere più da un fornitore esterno e con un elevato risparmio di costi, tempo e spazio.

La stampa e la gestione documentale non devono rappresentare un problema, ma un servizio in grado di portare valore all’interno di ogni azienda. Il progetto portato avanti insieme ad Apra ci ha consentito di passare dal problema al servizio, ottimizzando costi, tempi e spazi, azzerando gli sprechi causati dalla precedente organizzazione: le parole di Attilio Amabili, Information Technology Manager di Edif, ci danno conferma del risultato raggiunto e della solidità di una partnership destinata a durare e a rafforzarsi nel tempo.